La posta elettronica è in assoluto il servizio Internet più diffuso, più conosciuto e più utilizzato da chiunque abbia una connessione alla grande Rete. Ogni giorno miliardi di messaggi digitali vengono scambiati in ogni parte del mondo mettendo in comunicazione istituzioni, aziende, individui. Inviare una e-mail è semplice, rapido ed ha un costo irrisorio rispetto a qualunque altro mezzo di comunicazione.

Ma la posta elettronica ha sempre avuto dei limiti: non si è certi della vera identità del mittente, non si ha la garanzia che il destinatario abbia effettivamente ricevuto un nostro messaggio, non si può eliminare del tutto il rischio di ricevere posta indesiderata.

Questo fino al Decreto del Presidente della Repubblica dell'11 febbraio 2005, n. 68 che attribuisce valore legale alla Posta Elettronica Certificata (PEC) definendone le modalità di utilizzo nei rapporti tra Pubbliche Amministrazioni, tra privati e tra privati e la Pubblica Amministrazione.

Il riconoscimento del valore giuridico alla trasmissione di messaggi prodotti ed inviati per via informatica tramite PEC costituisce un deciso passo avanti nel processo di digitalizzazione dei documenti all’interno di strutture private e pubbliche.

Vediamo quali sono i soggetti attivi del servizio di posta elettronica certificata:

• il mittente, ovvero l'utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;
• il destinatario, ovvero l'utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la ricezione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;
• il gestore del servizio, ovvero il soggetto, pubblico o privato, che eroga il servizio di posta elettronica certificata e che gestisce domini di posta elettronica certificata.

Il funzionamento della PEC è semplice ma richiede, per poter funzionare correttamente, l’utilizzo di una casella di posta elettronica certificata sia per il mittente che per il destinatario. Solo in questo modo la mail trasmessa assume valore legale al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Il processo di invio e ricezione del messaggio di posta elettronica certificata è il seguente: il mittente spedisce il messaggio al suo gestore di PEC che gli inoltra la ricevuta di accettazione e contemporaneamente invia il messaggio alla casella di posta del destinatario direttamente (se il gestore è lo stesso) oppure al gestore del destinatario assicurando l'interoperabilità dei servizi offerti. Una e-mail certificata si ritiene "ricevuta" quando viene consegnata nella casella di posta elettronica del destinatario indipendentemente dal fatto che sia stata o meno letta.

Con la PEC la posta elettronica diventa sicura in quanto non solo il messaggio viene custodito per 30 mesi sul server protetto dell’ente gestore ma questi ha anche l’obbligo di rifiutare l’accettazione di messaggi contenenti virus segnalandoli al mittente.

I vantaggi della PEC sono molteplici:

• Abbattimento dei costi e dei tempi rispetto alla gestione offline della Raccomandata A.R.;
• Trasmissione e ricezione via email con validità legale certificata CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione);
• Abbattimento dei costi nel passaggio dalla gestione cartacea alla gestione digitale di invio/ricezioni di comunicazioni valide legalmente.

Sia per soggetti privati che pubblici, i vantaggi sono legati alla possibilità di trasmettere documenti riservati tra ai propri clienti e fornitori avendo l’assoluta garanzia dell’avvenuto recapito.

Inoltre, poiché la PEC prevede che la trasmissione di documenti avvenga solo tra due caselle di posta elettronica certificata, si abbatte drasticamente la quantità di e-mail indesiderate (SPAM) che si potranno ricevere.

MEDITA fornisce il servizio di Posta Elettronica Certificata in collaborazione con IT.NET, gestore certificato dal CNIPA. L’elenco aggiornato dei gestori certificati è disponibile all’indirizzo: http://www.cnipa.gov.it

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